Pouvez-vous nous présenter en quelques données chiffrées le Groupe Invivo et son parc IT ?

InVivo Group regroupe 15 000 salariés répartis dans 39 pays, 526 sites et 6 métiers avec des exigences différentes en matière d’IT. Côté DSI, notre organisation est structurée autour d’un service centralisé, soutenu par des DSI métiers dédiés pour l’ensemble du groupe, totalisant 200 collaborateurs.

Deux acheteurs au sein de la Direction des Achats s’occupent de la partie IT, couvrant le matériel informatique, les logiciels, l’Internet des objets (IOT), les prestations Entreprises de Services Numériques et les télécommunications, en France et à l’international. Le parc IT comprend ainsi 6 500 ordinateurs, 4 000 téléphones-smartphones & GSM et environ 40 salles équipées de visioconférences.

Quelle était votre problématique IT ?

En 2021, InVivo Group a acquis les Etablissements Soufflet, un groupe familial agroalimentaire, ce qui a entrainé la fusion de deux DSI distinctes en une entité unique. Cette intégration a présenté plusieurs défis, en particulier l’harmonisation de nos process opérationnels et la mise en place d’un contrat Groupe.

Qu’il s’agisse de l’approvisionnement des équipements, du renouvellement, de la gestion des urgences, de la facturation ou encore de la gestion des attributions et du cycle de vie des produits, il fut essentiel de mettre à plat l’existant dans une gestion décentralisée pour revoir en profondeur les pratiques pour assurer une transition fluide et efficace, afin d’optimiser notre fonctionnement.

Un autre objectif important résidait dans la rationalisation du grand nombre de fournisseurs, qu’il s’agisse de constructeurs, de revendeurs ou de grossistes. Nous souhaitions restreindre nos partenaires, pour renforcer notre efficacité et améliorer nos relations commerciales.

Pouvez-vous nous parler du projet ?

Le projet s’est déroulé en trois phases distinctes :

• Une analyse approfondie du marché pour évaluer les offres des constructeurs, des grossistes et des revendeurs afin d’identifier les meilleures opportunités. Cette étape est cruciale pour comprendre le paysage concurrentiel et établir des relations solides avec nos fournisseurs.
• Le recensement de nos besoins variés et prendre en compte les exigences spécifiques de nos différents métiers : bureaux parisiens, équipes commerciales qui opèrent directement dans les champs et les vignes, sans oublier nos sites industriels. Cette diversité nécessite une approche sur mesure pour garantir que chaque secteur dispose des outils nécessaires à son fonctionnement optimal.
• Le référencement d’un catalogue restreint de produits pour nos références de PC et de smartphones. L’objectif était de simplifier notre processus d’achat tout en assurant que tous les utilisateurs disposent des équipements adaptés à leurs besoins professionnels.

→ Concernant l’appel d’offres : celui-ci s’est structuré en deux phases distinctes.

• Lors du premier tour, nous avons sollicité des constructeurs qui répondent à nos attentes sur le matériel avec une offre directe mais aussi des revendeurs pour déterminer la valeur ajoutée avec les offres de service des revendeurs dans le process d’achat. A la fin de cette phase, nous avons choisi 2 constructeurs et 2 revendeurs qui correspondaient à nos besoins.
• Lors du 2ème tour, les revendeurs pouvaient ainsi réaliser leur offre avec les constructeurs choisis.

Cet appel d’offre nous a permis de garantir de garder des offres qui correspondaient à 100% à nos besoins, tout en optimisant la qualité et le coût des produits et services fournis.

Quel était le cahier des charges et les objectifs finaux du projet ?

Le cahier des charges devait répondre à deux objectifs : établir un processus unifié qui répondrait efficacement à l’ensemble de nos besoins et de nos contraintes et de choisir un revendeur unique capable de répondre à plusieurs critères essentiels.

Les 3 critères :

• La performance économique: Nous recherchions un partenaire qui maîtrise les tarifs négociés, offre des promotions ponctuelles avantageuses et propose une marge distributeur fixe. Il était également crucial que ce revendeur soit indépendant et flexible pour s’adapter aux fluctuations du marché.
• Une harmonisation des process: L’objectif était de garantir la maîtrise des délais de livraison et la gestion efficace des services après-vente (SAV), incluant la garantie constructeur ainsi que la garantie contre la casse ou le vol par exemple. De plus, le revendeur devait assurer une flexibilité pour que l’ingénierie soit compatible avec les solutions InVivo et nos process administratifs, que ce soit en achat ou en location.
• La performance RSE : nous souhaitions intégrer des aspects de recyclage du matériel, une récupération et une revente mais aussi mesurer, réduire et compenser notre empreinte environnementale dans ce domaine.

En résumé, le projet visait à créer une synergie entre nos besoins opérationnels, économiques et environnementaux tout en garantissant une collaboration fluide avec notre partenaire revendeur.

Quelle offre avez-vous choisie et quels ont été les bénéfices du projet ?

A la suite de l’appel d’offres, nous avons choisi la solution Econocom avec son offre EASI, qui a su répondre pleinement à l’ensemble de nos besoins, c’est-à-dire :

• Des tarifs maîtrisés : Nous avons pu bénéficier de tarifs négociés et stables tout au long de la durée de l’accord, ce qui nous a permis d’optimiser nos coûts et de mieux planifier notre budget.
• Des process adaptables : Les processus mis en place sont suffisamment flexibles pour s’adapter aux divers besoins de nos métiers, assurant ainsi une grande réactivité et efficacité opérationnelle. Cela concerne par exemple l’achat ou la location, les changements de gamme, l’évolution des amortissements, la flexibilité quant aux grades…
• Des services additionnels : Bien que non obligatoires, Econocom propose des services supplémentaires tels que la gestion de parc, la gestion des incidents et la préparation des matériels, etc…. Ces services nous offrent une valeur ajoutée importante en termes de gestion quotidienne.
• Une certification Taxe copie privée : Econocom est certifié pour récupérer la taxe en notre nom et la déduire de nos coûts. Cette certification garantit notre conformité légale et administrative dans le cadre des transactions effectuées.
• Des contrats flexibles : Nous avons mis en place deux types de contrats, dépendants et indépendants pour la location ou l’achat, qui nous permettent de gérer nos relations commerciales avec une grande souplesse.
• Des aspects RSE concrets : Un accès à du matériel reconditionné, un cycle de recyclage clair…

En résumé, ce projet a permis d’améliorer notre efficacité opérationnelle tout en offrant des solutions économiques avantageuses et adaptables à nos exigences spécifiques.